Wybór odpowiedniego systemu ERP kluczem do sukcesu

Przemysław Ozga: Na początku 2025 r. chińska technologia DeepSeek zmieniła sytuację na światowych giełdach – co pokazuje, że sztuczna inteligencja kształtuje nie tylko wyobraźnie, ale także współczesne rynki finansowe i technologiczne. Z jakich funkcji sztucznej inteligencji w ramach ERP może korzystać dyrektor lub kierownik produkcji? 

Maciej Swienton: Wspomniany start-up rzeczywiście wywołał dość znaczne poruszenie, które wyraźnie pokazało, że innowacje w dziedzinie sztucznej inteligencji nie są już domeną wyłącznie Zachodu. Cała ta sytuacja podkreśla ciągle rosnącą konkurencję w obszarze sztucznej inteligencji oraz konieczność śledzenia i oceny nowych technologii, tendencji i możliwości, które zmieniają się niemal z dnia na dzień. Również w zakresie systemów ERP sztuczna inteligencja odgrywa coraz większą rolę, a jej integracja z tymi rozwiązaniami staje się niemal standardem. Samo jej zastosowanie w systemach ERP z pewnością będzie wykorzystywane przez dyrektorów i kierowników produkcji, ponieważ jeszcze bardziej udoskonali istniejące prognozowanie popytu i planowanie produkcji, predykcyjne utrzymanie ruchu, optymalizację łańcucha dostaw i zapasów, wykrywanie anomalii produkcji czy analizę efektywności pracowników i procesów. 

W Monitorze ERP intensywnie pracujemy nad wdrożeniem sztucznej inteligencji, a nasza nowa funkcjonalność – Monitor AI Assistant (MAiA) – zadebiutuje w połowie 2025 roku. Zebranie i opisanie całego jej potencjału byłoby niemożliwe, warto jednak wymienić choć kilka możliwości. Po pierwsze, MAiA będzie wsparciem dla istniejących już procedur, np. przewidując, czy zamówienia zostaną dostarczone na czas na podstawie danych historycznych, a także analizując i oceniając, czy zamówienia zakupu nie będą opóźnione. Umożliwi również identyfikowanie nieprawidłowych faktur i zamówień przychodzących, optymalizowanie planowania priorytetów i sugerowanie ulepszeń w systemie lokalizacji zapasów. Ponadto przedstawi zalecenia i sugestie podczas rejestracji zamówień, wskaże nieprawidłowości i odchylenia w czasie pracy czy dopasuje wcześniej nieprzypisane płatności. Po drugie, znacznie ułatwi odnalezienie odpowiedzi na pytania, jak wykonać określone czynności w systemie – wskaże informacje w instrukcjach lub odpowie na pytania, nawet gdy dział wsparcia będzie niedostępny. Po trzecie, wykaże się umiejętnościami analitycznymi – przygotuje i przestudiuje wykres, udostępni konkretne zestawienia z uwzględnieniem tego, co najważniejsze, lub wskaże i wyjaśni przyczyny błędów oraz opóźnień. MAiA zrozumie także polecenia głosowe oraz wygeneruje podpowiedzi i odpowiedzi w różnych kwestiach. Co ważne, będzie działać w wielu krajach i wielu językach, a nasi użytkownicy przez cały czas mają możliwość zgłaszania swoich pomysłów co do rozwoju tej funkcji.

Czy algorytm „uczy się” z kolejnymi miesiącami, np. korzystając z danych firmy produkcyjnej i jej specyfiki działania? 

Jeszcze nie, choć w dłuższej perspektywie taki jest plan. MAiA w momencie premiery opierać się będzie na standardowym dużym modelu językowym (large language model, LLM), którego nie rozwijamy sami. Obecnie używamy jednego z modeli, który jest niemal taki sam, jak ten używany w dobrze znanym ChatGPT. Co za tym idzie, nie możemy go jeszcze trenować, ale już teraz pomaga nam w formułowaniu odpowiedzi na podstawie danych, do których dajemy mu dostęp. Stąd bierze się właśnie tak szeroki zakres wykorzystania, o jakim wspomniałem wcześniej. To jednak nie wszystko, ponieważ widzimy i wiemy, że już za jakiś czas będziemy mogli wdrożyć uczenie maszynowe w Monitorze ERP. Pojawi się wówczas możliwość analizowania zdarzeń w czasie – tak, aby dostrzegać różne wzorce oraz przewidywać inne czy kolejne zdarzenia. Najprawdopodobniej nauka specyfiki działania firmy produkcyjnej będzie więc również możliwa.

Coraz powszechniejszym zjawiskiem jest przenikanie się w fabryce warstw OT i IT – jak system ERP się „komunikuje” i integruje z innymi urządzeniami w fabryce, żebyśmy mieli pożyteczną z punktu widzenia menedżera produkcji informację?

Współistnienie technologii operacyjnej (OT) i informatycznej (IT) nie jest ani nowością, ani niespodzianką. Ważnym jest jednak, aby czerpać z tego faktu możliwie najwięcej korzyści. Wychodząc z założenia, że system ERP jest dla firmy produkcyjnej swojego rodzaju centrum dowodzenia, powinien móc funkcjonować na podstawie danych wprowadzanych do niego nie tylko manualnie, ale także automatycznie. Przykładem takiej sytuacji może być integracja z maszynami (MI), którą umożliwia Monitor ERP. Kosztowne maszyny i linie produkcyjne powinny być zawsze w pełni i właściwie wykorzystywane. Potrzebna jest do tego ciągła świadomość, co można zmienić lub poprawić. W tym może pomóc integracja z maszynami (MI), która działa na wielu płaszczyznach – od pobierania danych z maszyn aż po identyfikację rzeczywistych wskaźników ich wykorzystania. Dzięki terminalom i urządzeniom OPC lub PLC interpretującym sygnały maszyn i raportującym je do Monitora ERP możliwe jest uzyskanie danych o startach i zatrzymaniach, przyczynach tych zatrzymań, liczbie wyprodukowanych detali, odrzuceniach czy ostrzeżeniach. Wszystko to prowadzi do lepszego wykorzystania potencjału maszyn, zautomatyzowanego raportowania, określania w czasie rzeczywistym całkowitej efektywności zasobów (OEE) i optymalnych kalkulacji powykonawczych. 

Jednym z filarów nadchodzącej piątej rewolucji przemysłowej jest zrównoważony rozwój, czego emanacją są zmiany w zasadach sprawozdawczości przedsiębiorstw i europejskich standardów co do zielonej transformacji. Czy systemy ERP mają moduły do raportowania w standardowym modelu, czy wymaga to dodatkowych instalacji? Jakie dane o firmie będą zbierane i prezentowane dzięki tej funkcji ERP?

Zrównoważony rozwój jest ostatnio odmieniany przez wszystkie przypadki, a zwrot w kierunku zielonej produkcji odbywa się na naszych oczach. Widać jednak znaczne różnice, dotyczące zarówno samej świadomości poszczególnych krajów i zakładów produkcyjnych, jak i zaawansowania przygotowań do sprostania wspomnianym standardom raportowania i sprawozdawczości – a te wejdą w życie już z początkiem przyszłego roku. Branża systemów ERP zdaje się świadoma konieczności wsparcia i udostępnienia narzędzi, za pomocą których kroki te będą łatwiejsze i przede wszystkim możliwe do zrealizowania, jednak zakres ich działania oraz ogólna dostępność różni się w zależności od dostawcy. Nie można, niestety, powiedzieć, że moduły czy dodatki skupione wokół zagadnień zrównoważonego rozwoju są już standardem. Czasami się to jednak zdarza, jak w wypadku Monitora ERP, gdzie Funkcja Zrównoważonego Rozwoju – Sustainability by Monitor jest integralną i darmową częścią systemu, niewymagającą dodatkowych instalacji czy dostosowań. Umożliwia ona dokonywanie obliczeń w obrębie zrównoważonego rozwoju oraz pozwala śledzić wpływ wywierany na klimat. Dzięki danym dostępnym w systemie, które dotyczą informacji o zużyciu energii i produkcji ekwiwalentów dwutlenku węgla (CO₂e), Monitor ERP wylicza ślad pozostawiany w środowisku na poziomie zarówno pojedynczego produktu, jak i całego przedsiębiorstwa. Pozwala to nie tylko śledzić i kontrolować wpływ na środowisko, ale także w konsekwencji podejmować proaktywne decyzje w swojej firmie. Działanie funkcjonalności opiera się na BOM i Marszrutach, umożliwiając podzielenie obliczeń na emisje materiałowe, emisje z transportu wyższego szczebla, energię elektryczną i inne emisje z produkcji oraz emisje z podwykonawstwa i koszty ogólne. Dane dotyczące emisji firmy są skategoryzowane zgodnie z Protokołem Gazów Cieplarnianych (Greenhouse Gas Protocol, GGP), według trzech zakresów, i tak powinny być raportowane w wypadku sporządzania raportu o zrównoważonym rozwoju. Wprowadzanie danych dotyczących wspomnianych zakresów do systemu Monitor ERP umożliwia sporządzanie kalkulacji będących podstawą raportowania. Proces ten jest prosty i opiera się na uzupełnieniu informacji w kilku elementach.

Dzisiejsze systemy ERP są niejako „rafineriami XXI w.” wydobywającymi informacje dla właściwych odbiorców w oczekiwanym czasie i miejscu – dających podstawy trafnego podejmowania decyzji. Czy BI jest wpisane na stałe w systemy ERP i jak będzie ewaluować podaż informacji dla decydentów produkcji przy „spięciu” BI ze sztucznej inteligencji?

Rozwój systemów ERP w zakresie analityki biznesowej BI można rzeczywiście porównać z nowoczesną rafinerią, ponieważ dostarczają one użytkownikom coraz bardziej zaawansowane, wydajne i precyzyjne „paliwo” w postaci danych. Business Intelligence zdaje się tym samym na stałe wpisywać w krajobraz systemów ERP, stając się powoli ich integralną częścią – również ze względu na to, że dla wielu przedsiębiorstw produkcyjnych nie jest to już tylko luksusowa i dodatkowa funkcja, ale absolutna konieczność. Monitor BI jest podstawową i całkowicie bezpłatną częścią systemu Monitor ERP, oferując decydentom narzędzia przekształcania surowych danych operacyjnych w wartościowe informacje, spostrzeżenia i wskazówki. Gromadząc dane w jednym miejscu, umożliwia tworzenie pulpitów nawigacyjnych i wskaźników KPI, zapewniając odpowiednie obszary potrzebne do łatwego i skutecznego analizowania informacji, tworzenia wartościowych wizualizacji, a w rezultacie podejmowania optymalnych decyzji biznesowych. Dzięki centralizacji danych cechuje się maksymalizacją przeglądu opartą na interaktywności, łatwości obsługi i możliwości personalizacji w intuicyjnym środowisku, dostępnym w każdym miejscu i czasie.  

Trudno precyzyjnie wyrokować o dalszej ewolucji podaży informacji przy wykorzystaniu zarówno sztucznej inteligencji, jak i Business Intelligence, jednak niewykluczone, a może i wielce prawdopodobne, że będzie to kolejny milowy krok w obszarze optymalizacji analityki biznesowej. Mając jednak na uwadze dzisiejsze możliwości sztucznej inteligencji, wyobrażam sobie, że jej wykorzystanie w zakresie BI mogłoby pozwolić np. na udzielanie proaktywnych rekomendacji, tworzenie dynamicznych symulacji scenariuszy, zwiększoną automatyzację raportowania czy predykcje w czasie rzeczywistym. Monitor BI już teraz jest potężnym narzędziem analitycznym, jednak w przyszłości jego moc może okazać się jeszcze większa.

Żyjemy w dynamicznym świecie produkcji, który ostatnio mierzy się z nieprzewidywalnością zleceń i wahaniami popytu. Z tych doświadczeń wynika potrzeba menadżera produkcji czy dyrektora fabryki posiadania kluczowych informacji w czasie rzeczywistym. Jak wygląda państwa ERP pod kątem mobilności użytkownika? Jakie dane (alerty) i raporty są dostępne w tym mobilnym dashboardzie? 

Nie tylko świat produkcji, ale także świat w najszerszym możliwym znaczeniu tego słowa staje się coraz bardziej dynamiczny, a momentami nieprzewidywalny. Pandemia koronawirusa, o której częściowo zdążyliśmy już chyba zapomnieć, na stałe odcisnęła piętno i przyspieszyła wszystkie aspekty dotyczące zdalności i mobilności w każdej dziedzinie życia. Cofnięcie lub próba przeciwstawienia się niektórym związanym z tym procesom wydaje się niemożliwa, warto więc wykazać się otwartością i zrozumieniem. Tak też postępuje Monitor ERP – w pełni rozumiemy wyzwania, przed jakimi stają dziś menedżerowie produkcji i dyrektorzy fabryk oraz szeregowi pracownicy, szczególnie w obliczu wspomnianych nieprzewidywalności zamówień i nagłych wahań popytu, lecz również codziennych operacji. Dlatego Monitor ERP dzięki Monitor Mobile zapewnia użytkownikom potrzebną mobilność oraz dostęp do kluczowych danych i alertów w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Podobnie, jak w standardowym Monitorze ERP, w wersji webowej i aplikacji istnieją procesy podzielone między moduły: produkcyjny, zakupowy, sprzedażowy, magazynowy, księgowy i rejestracji czasu pracy. Zdecydowaliśmy się jednak stworzyć nieco bardziej responsywny dashboard oraz skupić się na funkcjach, z których użytkownicy najczęściej korzystają poza biurem. Należą do nich m.in. procedury wyszukiwania informacji, przeprowadzania aktualizacji i potwierdzeń oraz obsługi raportów lub rejestracji. Istnieje więc możliwość śledzenia statusów produkcji w czasie rzeczywistym, zamówień klientów, danych o zapasach i materiałach, wydajności operacyjnych i wskaźników KPI czy otrzymywania alertów w zakresie zakłóceń. Znajdując się w magazynie, podczas przemieszczania się między regałami, możliwe jest zliczanie i przenoszenie sald zapasów, dokonywanie wypłat i raportowanie odbioru. Pracując w obszarze sprzedaży, ma się dostęp do wszystkich najważniejszych funkcji CRM, np. dotyczących działań, klientów i wycen. Raportowanie czasu pracy możliwe jest niezależnie od miejsca i czasu przebywania. Nie sposób wymienić wszystkie dostępne funkcjonalności, jednak warto nadmienić, że mobilność Monitora ERP to jeden z kluczowych jego atutów, ponieważ pozwala szybko reagować na zmiany, ułatwia komunikację między poszczególnymi działami oraz – co najważniejsze – rzeczywiście umożliwia pracę w każdym miejscu i czasie.

Czy w dobie silnej kastomizacji produktów istnieje wciąż coś takiego, jak standardowy system ERP – i jakie są plusy takiego rozwiązania dla firmy produkcyjnej?

Oczywiście istnieje, choć zdaje się, że, niestety, nie jest to szczególnie powszechna sytuacja. Często producenci systemów ERP starają się, by ich rozwiązania docierały do możliwie szerokiej grupy docelowej – spotkamy je zarówno na lotniskach, w bibliotekach, jak i w zakładach produkcyjnych. Nawiązując jednak do przysłowia, jeśli coś jest do wszystkiego, to równocześnie jest do niczego. Jeżeli system ERP tworzony jest od podstaw w taki sposób, by funkcjonować w wielu sektorach lub branżach, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że w żadnym z obszarów nie sprawdzi się w zadowalającym stopniu – tym bardziej w produkcji, będącej dość złożoną dziedziną. W tym miejscu dochodzimy do pułapki, jaką jest możliwość, a może raczej konieczność, kastomizacji. Czysto teoretycznie niemal każdy z systemów można by dopasować i zaimplementować w każdym zakładzie produkcyjnym, jednak będzie to proces czasochłonny, kosztowny i bardzo ryzykowny z punktu widzenia ostatecznego powodzenia i rezultatów. W nawiązaniu do wymaganych adaptacji bardzo łatwo wpaść w błędne koło, w którym przedsiębiorstwo poruszać się będzie od jednej personalizacji do kolejnej, nigdy nie osiągając zamierzonych efektów i pełnych mocy operacyjnych.

Warto więc odwrócić tę perspektywę i przyjrzeć się korzyściom płynącym ze standardowego rozwiązania, jakim jest system Monitor ERP. I choć samo słowo „standard” często kojarzy się z przeciętnością, to nic bardziej mylnego, ponieważ standardowy to taki, który jest zgodny z przyjętymi normami i spełnia fundamentalne wymagania i kryteria. Właśnie takie postrzeganie sprawy powinno stać się podstawą w myśleniu o systemie ERP, w firmach produkcyjnych stanowi on bowiem rdzeń działalności i musi tym samym odpowiadać ich założeniom, bez konieczności dodatkowych kastomizacji. Silne skupienie się Monitora ERP wyłącznie na sektorze produkcyjnym pozwoliło na stworzenie systemu zoptymalizowanego pod kątem potrzeb firm produkcyjnych. A to z kolei prowadzi do wskazania kilku kluczowych jego zalet – krótszego czasu wdrożenia, niższych kosztów inwestycji i optymalizacji codziennych operacji. Są one ze sobą ściśle powiązane, ponieważ uniknięcie czasochłonnych adaptacji i dostosowań przekłada się z jednej strony na niższe koszty wdrożenia oraz pozwala ograniczyć ogólne wydatki związane z inwestycją w system ERP. Z drugiej zaś pozwala na szybsze wdrożenie i płynne rozpoczęcie pracy. Standardowość Monitora ERP umożliwia również natychmiastową całościową pomoc ze strony działu wsparcia i skuteczne doradztwo konsultantów oraz regularność aktualizacji poprawiających bezpieczeństwo i funkcjonalność.

 AUTOR:

Maciej Swienton – ekspert z zakresu zarządzania i optymalizacji procesów produkcyjnych:

Doświadczony menedżer i lider biznesowy z wieloletnim stażem w zarządzaniu przedsiębiorstwami produkcyjnymi i wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań ERP. Od lutego 2018 roku pełni funkcję CEO i członka zarządu Monitor ERP System Polska, gdzie odpowiada za strategię, rozwój i optymalizację działalności firmy na rynku krajowym. Od początku lat 90. zarządza firmami produkcyjnymi z kapitałem skandynawskim, pełniąc kluczowe role menedżerskie i właścicielskie, zdobywając bogate doświadczenie w strategii i optymalizacji procesów. Dzięki dogłębnej znajomości branży produkcyjnej oraz umiejętnościom z zakresu strategii biznesowej i nadzoru operacyjnego, skutecznie wspiera firmy w optymalizacji procesów i osiąganiu długoterminowego sukcesu.