Traceability – system czy proces? Od czego zaczyna się identyfikowalność

OnlyBio, polski producent naturalnych kosmetyków, jak cała branża funkcjonuje w środowisku rygorystycznych wymagań i przepisów dotyczących kontroli procesu produkcyjnego. Jakość i bezpieczeństwo wyrobów są tu podstawą, a możliwość szczegółowego odtworzenia historii partii – od wykorzystanych surowców, przez kolejne etapy produkcji, aż po gotowy produkt – jest po prostu koniecznością.

Traceability w OnlyBio oczywiście istniało. Tyle że przez lata opierało się głównie na papierowej dokumentacji, kartach produkcyjnych, arkuszach Excel i danych rozproszonych między różnymi systemami. Odnalezienie informacji o konkretnej partii było możliwe, ale wymagało czasu, zaangażowania pracowników i przeszukiwania wielu źródeł informacji.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i zwiększaniem skali produkcji model ten zaczął coraz bardziej ograniczać możliwości sprawnego zarządzania danymi. Ich ilość rosła, procesy stawały się bardziej złożone, a ręczne zbieranie i weryfikowanie danych przestawało odpowiadać potrzebom nowoczesnego zakładu. Pojawiło się więc pytanie, przed którym staje dziś wiele rozwijających się firm produkcyjnych: jak zapewnić identyfikowalność, która nie tylko spełnia wymagania formalne, ale również ułatwia codzienne decyzje operacyjne?

Naturalną odpowiedzią wydaje się inwestycja w rozwiązanie pozwalające automatycznie rejestrować dane produkcyjne i śledzić historię każdej partii. Czyli wystarczy kupić odpowiedni system i będziemy mieć traceability? Niezupełnie. Żadne narzędzie samo w sobie nie rozwiązuje problemu. Musi być ono wdrożone świadomie i dopasowane do rzeczywistych procesów oraz sposobu funkcjonowania organizacji. Różne obszary produkcji mają własną (często zupełnie różną) specyfikę i wymagają odmiennego podejścia. Istotne jest jednak jasne zdefiniowanie procesów, określenie, jakie dane powstają na poszczególnych etapach i w jaki sposób powinny być ze sobą powiązane. Dopiero na tej podstawie można zbudować rozwiązanie, które pozwoli zebrać informacje w spójną całość, bez upraszczania rzeczywistości produkcyjnej. System może uporządkować informacje, ale nie uporządkuje organizacji. W OnlyBio bardzo szybko dostrzeżono tę zależność. Projekt nie rozpoczął się od próby „zbudowania traceability”.  Punktem wyjścia było zrozumienie procesów produkcyjnych i okołoprodukcyjnych oraz sposobu przepływu informacji w całym przedsiębiorstwie. Dopiero później przyszedł czas na dobór odpowiednich narzędzi.

Cyfrowej dojrzałości nie da się uzyskać wyłącznie inwestując w nowoczesne narzędzia. Można ją zbudować, działając konsekwentnie krok po kroku. Często zaczyna się od digitalizacji dokumentacji, eliminując papier wszędzie tam, gdzie jest to możliwe i uzasadnione biznesowo. Następnie cyfryzuje się procesy, porządkuje dane i integruje informacje między różnymi obszarami działalności. Dopiero to jest bazą do właściwej, cyfrowej transformacji, w której dane zaczynają wspierać podejmowanie decyzji i zarządzanie produkcją w czasie rzeczywistym.

I właśnie taka kolejność jest bardzo ważna. Jak powiedział Tomasz Masełko, kierownik ds. Logistyki i Cyfryzacji w OnlyBio: „(…) mieliśmy świadomość, że pominięcie któregokolwiek z etapów skutkowałoby tym, że zamierzony efekt nie zostałby osiągnięty.” Próba osiągnięcia pełnej identyfikowalności bez wcześniejszego uporządkowania procesów i danych oznaczałaby jedynie przeniesienie istniejących problemów do nowego systemu.

Dopiero na takim, solidnie zbudowanym fundamencie, swoją pełną rolę może odegrać system MES. W wypadku OnlyBio nie potraktowano go jako kolejnego narzędzia informatycznego do wdrożenia, ale jak naturalny element cyfrowej architektury, który pomaga w zbudowaniu spójnego środowiska – takiego, w którym dane, procesy i ludzie tworzą jeden cyfrowy łańcuch informacji.  MES wspiera ten łańcuch, zapewniając bieżącą rejestrację zdarzeń produkcyjnych oraz automatyczny przepływ danych z hali produkcyjnej. Informacje dotyczące operatorów, maszyn, parametrów procesu czy wykorzystanych materiałów mogą być powiązane z konkretnym zleceniem czy produktem i przekazywane do pozostałych systemów przedsiębiorstwa. Co istotne, samo traceability w dalszym ciągu jest rejestrowane także na poziomie systemu ERP, ale to właśnie dzięki ciągłemu strumieniowi danych z MES informacje potrzebne do odtworzenia historii produktu są dostarczane na bieżąco, w sposób znacznie bardziej uporządkowany i w dużej mierze automatyczny. Wyeliminowało to konieczność ręcznego łączenia danych pochodzących z wielu różnych źródeł, czy ręcznego przepisywania danych do systemu.

Historia OnlyBio prowadzi do ciekawego wniosku. Przedsiębiorstwa produkcyjne często pytają „Jak wdrożyć traceability?” Tymczasem praktyka pokazuje, że jest ono raczej naturalnym wynikiem osiągniecia cyfrowej dojrzałości oraz uporządkowania procesów. Nie odwrotnie.

W OnlyBio nie traktowano budowania identyfikowalności jako osobnego projektu. Po prostu pojawiła się ona jako rezultat uporządkowanych procesów, integracji systemów i automatyzacji przepływu informacji. Dane, które wcześniej wymagały czasochłonnego wyszukiwania i weryfikowania, dziś są dostępne szybciej i mogą wspierać bieżące zarządzanie produkcją – od kontroli jakości, przez analizę niezgodności, po podejmowanie decyzji operacyjnych. Podsumowując, możemy powiedzieć, że traceability nie jest celem cyfrowej transformacji, ale jest jej rezultatem. I dowodem na to, że transformacja została przeprowadzona właściwie.