EXCEL TO NIE SUBSTYTUT ERP

Podczas moich 19 lat działania na rynku oprogramowania poznałem wiele biznesów oraz historii, w których brak wdrożenia i używania systemu ERP miał negatywne skutki. Przedstawię jedną z nich.

Dwieście tysięcy złotych — czy to mało, czy dużo? To zależy. Dla pewnej firmy nie była to kwota, która spowodowała większe problemy z płynnością finansową, ale było drugie dno tej sytuacji. Firma zdecydowała się ponieść ten nieplanowany koszt, aby ratować swoją reputację na rynku, a straty mogłyby być znacznie większe. Wpadka na tym rynku oznacza spadek zaufania wśród klientów (armatorów), a to przekłada się na zmniejszenie liczby zamówień.

Firma działa w branży remontów statków, które odbywają się w różnych miejscach na świecie, a przedsięwzięcie jest szalenie skomplikowane. Na wykonanie zlecenia firma ma tydzień, statek ma zakontraktowany gdzieś na świecie suchy dok. Oczywiście, przygotowania do tej operacji ruszają odpowiednio wcześniej. Wykonawca musi skompletować niezbędne materiały, sprzęt oraz ekipę, które muszą dotrzeć do tego miejsca na czas.

Przygotowania, od momentu pozyskania kontraktu, zajmują blisko rok. Wykonawca dysponuje zakresem projektu. Technolodzy obliczają więc, jakie materiały i w jakich ilościach będą potrzebne do realizacji projektu. Następnie trzeba zamówić te materiały i wysłać je na czas.

Klient przed wdrożeniem systemu ERP do planowania działań korzystał z Excela, w którym przechowywał listę wymaganych elementów do zamówienia. Jedna z kolumn służyła do potwierdzenia, czy daną pozycję zamówiono, a kolejna do potwierdzenia, czy zlecono usługę wysyłki. W tamtym czasie usługa spedycji jednego kontenera drogą morską kosztowała około tysiąc dolarów. W wyniku przeoczenia pracownika materiału nie wysłano z placu producenta. Sytuacja była bardzo trudna, ponieważ statek był już w doku a pracownicy wycięli stare elementy. Zapadła szybka decyzja o zamówieniu transportu lotniczego na cito. Koszt? 50 tysięcy dolarów.
Udało się w ten sposób dowieźć projekt na czas i uratować reputację firmy, ale było to okupione wysokim ryzykiem i niemałym dodatkowym kosztem. Nota bene, był to ostateczny impuls do wdrożenia systemu ERP.

Excel jest dobry do czasu, a jak dowodzą różne badania, większość arkuszy zawierających dużą ilość wierszy (ok 100 i więcej) zawiera błędy. Warto tu zadać sobie pytanie czy stać nas na takie ryzyko, czy może lepiej zawczasu pomyśleć o wdrożeniu oprogramowania, które wspiera działalność i pomaga w eliminacji błędów?

rambase.com