Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa

Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa to proces zintegrowania technologii we wszystkich obszarach jego działania, a także zmian w kulturze organizacyjnej. W praktyce oznacza to wykorzystanie istniejących na rynku zasobów cyfrowych w celu zmniejszenia kosztów i podniesienia konkurencyjności firmy. Organizacje wdrażają innowacyjne technologie cyfrowe, aby dokonać zmian kulturowych i operacyjnych, które pomagają dostosować się do zmieniających się wymagań klientów.

 

– Strategia to szczegółowy plan wdrożenia krótko- i długoterminowej transformacji cyfrowej w dowolnej organizacji – podkreśla Tomasz Stachlewski, head of technology CEE w firmie AWS. – Uwzględnia ona wszelkie elementy: liderów, którzy inicjują i napędzają transformację, planowanie inwestycyjne i finansowe, kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) do pomiaru zwrotu z inwestycji (ROI), narzędzia i procesy, które będą wspierać transformację, zasoby wewnętrzne i ekspertów zewnętrznych oraz wpływ transformacji na klientów i pracowników.

Transformacja cyfrowa obejmuje wiele narzędzi, których można użyć do wprowadzenia zmian w organizacji. Do najważniejszych należą technologie mobilne (aplikacje skierowane do klientów i aplikacje wewnętrzne zwiększające produktywność, a także platformy e-commerce), Internet rzeczy (inteligentne czujniki i urządzenia, które automatycznie łączą się z Internetem i zbierają dane), technologie chmurowe (szczególnie przetwarzanie i przechowywanie danych w chmurze), sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe (analiza danych), rozszerzona i wirtualna rzeczywistość (dla zaangażowania klientów) i robotyka (zapewnienie wydajności operacyjnej). Przykładem transformacji cyfrowej może być migracja z lokalnej infrastruktury do chmury obliczeniowej.

Redukcja i optymalizacja kosztów organizacji szybko staje się priorytetem biznesowym w obecnej sytuacji gospodarczej. Dlatego przeniesienie danych do chmury i wykorzystanie analityki powinno być priorytetem w celu obniżenia kosztów i zwiększenia wydajności operacyjnej. Dzięki oszczędnościom wynikającym z korzystania z chmury firmy mogą przesunąć zasoby do zadań o wyższej wartości dodanej i ponownie zainwestować te oszczędności w innowacje.

Wprowadzenie wspomnianych technologii powoduje zwykle niemałe zmiany w sposobie pracy pracowników i interakcji klientów z organizacją. Konieczne może być więc zatrudnienie zewnętrznych partnerów i ekspertów w celu przeszkolenia zespołu i zwiększenia możliwości organizacji.

– Inwestycje w technologie cyfrowe, takie jak chmura obliczeniowa, mogą znacznie obniżyć bieżące koszty operacyjne – przekonuje Tomasz Stachlewski. – Pomaga to zoptymalizować istniejące procesy biznesowe i zmniejszyć koszty konserwacji sprzętu, logistyki, ograniczyć wydatki na energię, zasoby ludzkie czy obsługę klientów. Jednak aby taka strategia była naprawdę skuteczna, nie wystarczy samo wprowadzenie nowych technologii. Transformacja musi nastąpić we wszystkich aspektach działania organizacji.

 

– Przedsiębiorstwa na całym świecie coraz częściej zdają sobie sprawę, że kluczem do ich biznesowego powodzenia jest przekształcenie się w organizacje oparte na efektywnym wykorzystywaniu danych – zwraca uwagę Michał Grzegorzewski, dyrektor działu usług w firmie Fujitsu Polska. – Tendencja ta jest widoczna w licznych badaniach dotyczących obecnych priorytetów biznesowych. Transformacja cyfrowa zdecydowanie wyprzedza w takich zestawieniach inne ważne obszary, takie jak cyberbezpieczeństwo czy automatyzacja. Okazuje się, że te firmy, które radzą sobie najlepiej pod względem ekonomicznym, inwestują przede wszystkim w nowe narzędzia biznesowe wykorzystujące dostępne i możliwe do pozyskania dane. Z kolei firmy, które nie są liderami na rynku, skupiają się głównie na cyfryzacji istniejących kluczowych obszarów i procesów swojej działalności w oderwaniu od szerszej perspektywy wykorzystania potencjału danych.

Wstępem do udanej transformacji jest więc uwzględnianie cyfrowych platform i możliwości wykorzystania danych podczas planowania nowych inicjatyw biznesowych. Cyfryzacja istniejących zasobów i narzędzi, np. produkcyjnych, to jedynie absorpcja technologii – proces bardzo ważny, ale niezapewniający wykorzystania zalet pełnej transformacji cyfrowej. Oczywiście jest on niezbędny, lecz kolejne ścieżki dla firm otwiera przede wszystkim umiejętne inwestowanie w nowe obszary.

Naturalnie idealna strategia transformacji cyfrowej nie istnieje. Nie ma wzoru, który pozwalałby seryjnie tworzyć doskonałe projekty tego typu. Ten proces jest elastyczny i za każdym razem dostosowywany do indywidualnych potrzeb firmy, różniący się w zależności od okoliczności i różnie wpływający na wewnętrzne systemy. W ten sposób podchodzą też do tego eksperci Fujitsu. Dopiero w kolejnym kroku dopasowują rozwiązania technologiczne, które traktowane są jedynie jako narzędzia przeprowadzania udanej transformacji. Polega ona głównie na redukcji złożoności systemów oraz na zwiększeniu roli danych w procesach biznesowych. Jest to fundament budowania nowych modeli biznesowych. Dlatego podstawą każdego procesu wdrażania jest rozmowa z udziałem kluczowych osób: menedżerów, którzy są świadomi potrzeb biznesowych organizacji, oraz ekspertów, którzy potrafią przekształcić zidentyfikowane cele w konkretne rozwiązania.

Najbardziej udane projekty transformacji cyfrowej w branży produkcyjnej to te, podczas których zastosowano podejście 360 stopni. Oznacza to, że najważniejsze jest dokładne zrozumienie sytuacji w firmie, analiza otoczenia i ekosystemów, w których działa firma, a także identyfikacja dostępnych zasobów i rozpoczęcie rozmowy od analizy celów biznesowych. Dopiero wtedy można wybrać odpowiednie narzędzia i metodyki, aby opracować skuteczny plan transformacji. Istnieją zatem cztery stałe elementy tego podejścia: współtworzenie, wykorzystanie danych i zwiększanie ich wartości biznesowej, odpowiednia strategia oraz ciągła optymalizacja. Niezbędna jest też świadomość, że transformacja jest procesem ciągłym. Po opracowaniu strategii i zmodernizowaniu istniejących elementów pojawia się pytanie dotyczące kolejnego celu biznesowego, a cały cykl zaczyna się od nowa.

– Część polskich firm wykazuje się świadomością dotyczącą transformacji cyfrowej – twierdzi Michał Grzegorzewski. – Inne mówią o niej, ale ich działania lub plany nie spełniają naszej definicji transformacji cyfrowej. Konkurencyjne otoczenie wymusza naturalną ewolucję, np. w zakresie używanego sprzętu i stosowanych technologii, ale to jeszcze nie jest pełna transformacja cyfrowa. Technologia jest ważnym elementem oraz narzędziem rozwoju przedsiębiorstwa, jednak bez refleksji i analizy, w jaki sposób nowe rozwiązania wpłyną na biznes, nie nastąpi cyfrowa ewolucja.

– W sytuacji dynamicznych zmian technologicznych umiejętne wykorzystanie rozwiązań IT nadaje przedsiębiorstwom kierunek rozwoju – przypomina Krystian Stypczyński, head of consulting department w NTT DATA Business Solutions. – Opracowanie strategii cyfrowej uporządkowuje dostępne narzędzia i wyznacza nowe standardy działania oraz modele biznesowe. Przy czym koncepcja cyfrowej transformacji wykracza poza działy IT i dotyczy kluczowych obszarów działalności firmy.

NTT DATA Business Solutions sprawdziła poziom cyfryzacji polskich przedsiębiorstw, zbierając opinie szefów produkcji oraz menedżerów IT. Zgodnie z raportem „Wyzwania w drodze do fabryki przyszłości” aż 92 proc. firm uważa transformację cyfrową właśnie za integrację procesów biznesowych i technologicznych. Takie podejście przynosi organizacjom wymierne korzyści. Wdrażanie projektów transformacyjnych wpływa na szybsze i efektywniejsze planowanie oraz zarządzanie produkcją. Udana cyfrowa transformacja w firmie jest możliwa dzięki skupieniu się w pierwszej kolejności na zautomatyzowaniu produkcji oraz wdrożeniu i optymalnym wykorzystaniu systemów ERP.

Strategia powinna obejmować procesy obsługiwane i usprawniane za pomocą systemów informatycznych, wykorzystanie nowych technologii oraz platform chmurowych. Celem zastosowania rozwiązań cyfrowych jest optymalizacja procesów produkcyjnych i zwiększenie efektywności operacyjnej. W wypadku cyfryzacji produkcji duże znaczenie ma zastosowanie systemów ERP, z funkcjonalnościami przeznaczonymi dla branży i zintegrowanymi z technologiami przemysłu przyszłości. Wdrożenie strategii pozwala na doprecyzowanie narzędzi niezbędnych do połączenia różnych obszarów produkcji oraz gromadzenia danych. Jest to kluczowe z perspektywy organizacji, które w głównej mierze oparte są na analizie danych, przetwarzanych na bieżąco i wykorzystywanych do proaktywnego reagowania na zmieniające się warunki.
– Skuteczna transformacja cyfrowa jest możliwa m.in. dzięki posiadanym zasobom kompetencyjnym – uważa Krystian Stypczyński. – Kluczowa jest wiedza budowana na podstawie doświadczeń projektowych, weryfikacja umiejętności, ale także uzupełnianie luk kompetencyjnych i dbałość o merytoryczne wsparcie zaufanego partnera. Wdrożenie strategii cyfryzacji jest zadaniem złożonym i wymaga zaangażowania całej organizacji. Ważne jest, by działania podejmowane w kierunku osiągnięcia dojrzałości cyfrowej były traktowane jako inwestycja. Kolejne kroki na drodze do inteligentnego przedsiębiorstwa pozwalają organizacji na jeszcze lepsze wykorzystywanie zaawansowanych technologii, bieżącą kontrolę działań i podejmowanie strategicznych decyzji, czego rezultatem jest cyfrowa przewaga konkurencyjna.

– Cyfrowa transformacja przede wszystkim jest procesem ciągłym – podkreśla Andrzej Wąs, dyrektor działu wsparcia sprzedaży w firmie IFS Poland & EE. – Tempo zmian po stronie środowiska, w którym pracują firmy (pandemia, wojna, wahania cen i dostępności surowców, inflacja), a także technologii (sztuczna inteligencja, rozszerzona rzeczywistość) wskazuje, że horyzont planowania wdrażania innowacji nie może być za długi. Narzędzia, którymi się posługujemy, także muszą być na tyle elastyczne, aby móc je zmieniać, dostosowywać do dynamicznej sytuacji. Wdrażane systemy powinny być otwarte na integrację, umożliwiając tworzenie systemów komponowalnych (composable), jak to określili analitycy z firmy Gartner. Zmienia się także rola działów technologicznych w firmach. Dotychczas dominowało tradycyjne podejście, wychodzące od potrzeb określanych przez działy biznesowe przedsiębiorstw, na podstawie których dostosowywało się narzędzia. Teraz często rozwój jest tak gwałtowny, że IT musi być na bieżąco i podpowiadać biznesowi rozwiązania, o których ten może nie mieć nawet pojęcia.

Weźmy np. zastosowanie rozszerzonej rzeczywistości u klienta IFS z branży serwisowej. Po wybuchu pandemii często wizyty na miejscu były bardzo ograniczone. Stąd szybko wdrożono rozwiązania, które umożliwiły współdzielenie obrazu, wykorzystując techniki rozszerzonej rzeczywistości. W ciągu kilku miesięcy długość takich zdalnych wizyt osiągnęła prawie 10 tysięcy godzin. Ważna była wiedza, że taka technologia istnieje i jest łatwo dostępna.

Innym przykładem jest wykorzystanie w branży rolniczej technologii pozwalającej optymalizować ilość nawozów na podstawie zdjęć satelitarnych. Pozwoliło to firmie stać się liderem rynku, bo dało szybkie i bezpośrednie korzyści jej klientom. Również w tym wypadku kluczowe było dostarczenie technologii, a nie pozostawanie przy starych metodach.

– Niesłychanie ważny aspekt to rola człowieka w całym procesie – nie ma wątpliwości Andrzej Wąs. – Cyfrowa transformacja musi uwzględniać ludzi. Nowoczesne narzędzia uzupełniają, a czasem wręcz zastępują ludzi w ich pracy. Harmonogram utworzony przez system, optymalizujący pracę serwisanta czy pracownika produkcyjnego, mógłby dać wynik lepszy pod różnymi względami niż ten tworzony ręcznie. Ale co z tego, jeżeli rzeczywiście używany będzie inny harmonogram uwzględniający zupełnie inne czynniki. Innowacje, które wdrażamy, należy odpowiednio sprzedać. Trzeba przedstawić wymierne korzyści biznesowe i osobiste. Wystarczy np. w harmonogramie serwisanta jako parametr dodać skończenie pracy maksymalnie blisko miejsca zamieszkania. Takie elementy pozwolą łatwiej zaakceptować zmiany. Strategia transformacji, która będzie miała największe szanse sukcesu, uwzględnia zarówno nowoczesne technologie (podpatrywane u liderów rynku lub kreowane samodzielnie), jak i przedstawienie korzyści ich użytkownikom. Konieczna jest również elastyczność.

 

– Kiedy pada pytanie o dobrą strategię cyfrowej transformacji, nie ma na nie prostej odpowiedzi – mówi Justyn Czekański, strateg innowacji w AGH/SI-Consulting. – Dzieje się tak, ponieważ strategia powinna być szyta na miarę aspiracji i uwzględniać dynamikę rynku, a także pozycję przedsiębiorstwa. Logiczne jest zatem, że skoro każdy podmiot na rynku znajduje się w innej sytuacji, zatem także jego strategia powinna być inna. Niestety, w Polsce wiele firm nie ma jasno sprecyzowanej strategii biznesowej, o cyfryzacji już nie wspominając.

Najczęściej zarządy firm podejmują decyzje związane z cyfryzacją na podstawie zmian na rynku. Powodem do podjęcia działań staje się wówczas np. obserwowanie ruchów konkurencji (skoro oni to robią, to może my też powinniśmy) albo tendencji (skoro świat idzie w tym kierunku, to my również). Skuteczna transformacja cyfrowa powinna wynikać jednak z wizji i potrzeb biznesowych. To one powinny determinować zakres i kierunki cyfryzacji przedsiębiorstw.

Z badań przedstawionych przez firmę Bain&Co. wynika, że jednym z podstawowych zarzutów, jakie klienci formułują wobec swoich dostawców, jest brak tzw. human touch – pierwiastka dającego poczucie, że biznes tworzą ludzie dla ludzi. Co to oznacza w praktyce? Warto mądrze i asertywnie wybierać kierunki i obszary cyfryzacji, tak by biznes na tym zyskał, a nie sprawiał wrażenia utraty kontaktu z otoczeniem. Jak to zrobić? Trzeba zadać sobie trud, by zrozumieć, co sprawia, że biznes dobrze działa. Co definiuje się jako wartość: powód, dla którego klient wybiera naszą firmę, a nie konkurencję. Z rozwagą należy zastanowić się nad zmianami na rynku i miejscem, w którym przedsiębiorstwo chce się znaleźć za dwa lata, pięć czy nawet więcej lat, a następnie szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie: co nam w tym przeszkadza (ryzyka i obecne wyzwania)?

W wyniku tego ćwiczenia bez wątpienia w czołówce rankingu znajdą się kwestie operacyjne – kłopoty z logistyką, magazynem lub planowaniem produkcji czy utrzymaniem ruchu. Pomogą w tym z pewnością rozwiązania technologiczne pozwalające na korzystne zmiany (np. systemy ERP). Kierownictwo firmy może też uznać, że przeszkadza zbyt słaba widoczność na rynku. W tym wypadku można sięgnąć np. po CRM i narzędzia marketing automation.

– Strategia cyfryzacji zbyt często skupia się na spłacaniu długu technologicznego – przestrzega Justyn Czekański. – Z mojego doświadczenia wynika, że prawie każdy inżynier, który otrzyma szanse na audyt oprogramowania, oceni je jako konieczne do przepisania, czyli stworzenia na nowo z wykorzystaniem lepszej, nowszej technologii. Tworzenie własnych rozwiązań nie zawsze jednak stanowi optymalne wyjście, bo wiąże się z koniecznością utrzymywania i rozwoju oprogramowania na własną rękę, co w ostatecznym rachunku może się okazać wyzwaniem kosztownym i trudnym. Nie oznacza to, że zakup gotowych rozwiązań informatycznych nie jest obciążony żadnym ryzykiem. Istotne jest to, by każde rozwiązanie umieć rzetelnie ocenić i zgodzić się na zarządzanie związanym z nim ryzykiem.

Autor: Mieczysław T. Starkowski